Bij Nippon Express is het HR-team voortdurend bezig om hun processen te optimaliseren en te stroomlijnen. Oscar Soeharsono, HR-coördinator HR Business Partner sinds 2017, is daarbij een belangrijke schakel en houdt zich dagelijks bezig met uiteenlopende taken zoals onboarding, advieswerk en salarisadministratie AFAS Beheer. In hun zoektocht naar een efficiëntere inrichting van deze processen stuitte Nippon Express op PAGATI – een samenwerking die het HR-landschap binnen de organisatie op een positieve manier zou transformeren.

Een van de grootste uitdagingen binnen Nippon was de complexiteit van hun onboardingtraject. Het proces kende meerdere goedkeuring slagen voor elke nieuwe medewerker. Het aanvragen van een vacature, oftewel het “staff vacancy”-proces, doorliep een hele reeks aan stappen: van Manager naar een Senior Manager, Deputy General Manager alle mogelijke lagen tot Vice President en tot slot de Deputy General Manager Managing Director. Pas bij volledige goedkeuring kon iemand daadwerkelijk worden aangenomen. En als die geschikte kandidaat eenmaal gevonden was, volgde het “staff application”-proces, waarin ook weer diverse goedkeuringen nodig waren voordat een medewerker officieel aan boord kwam. Een andere uitdaging was dat verantwoordelijkheden voor nieuwe medewerkers pas functioneerden op het moment dat iemand volledig ingeschreven was. Dit zorgde voor vertragingen en frustraties. 

In samenwerking met Mark van Overloop van PAGATI vond Nippon Express creatieve oplossingen voor deze knelpunten. Mark dacht proactief mee en maakte duidelijk dat de beperkingen van hun ons gebruik van het HR-systeem, AFAS, geen obstakel hoefden te zijn. Dankzij zijn inzichten konden processen beter worden ingericht en werd het mogelijk om waardevolle data uit het systeem te halen, waar dit eerder moeizaam ging. Mark en zijn team bij PAGATI boden daarbij niet alleen technische ondersteuning, maar gingen verder door strategieën te bedenken die de doorlooptijd verkorten en de efficiëntie van de HR-processen verbeteren. Oscar merkte dat hij altijd kon rekenen op PAGATI voor ondersteuning, zowel via de klantportal als telefonisch, en zelfs grotere vraagstukken werden snel en efficiënt opgepakt.

Door deze aanpak ervaart Nippon Express inmiddels de voordelen van een goed functionerend HR-systeem. Dankzij de oplossingen van Mark van Overloop zijn de doorlooptijden van het onboardingsproces verkort en verloopt de salarisadministratie nauwkeuriger en soepeler. Waar het systeem voorheen lastig toegankelijk was, beschikt Nippon Express nu over volledige en juiste toegankelijke informatie, wat cruciaal is voor hun dagelijkse HR-werkzaamheden.

Voor Oscar heeft de samenwerking met PAGATI het werk aanzienlijk makkelijker gemaakt. “We halen nu meer uit onze HR-systemen en hebben door Mark’s praktische oplossingen toegang tot alle informatie die we nodig hebben,” vertelt hij. PAGATI’s betrokken aanpak en oplossing gericht denken hebben Nippon Express geholpen om hun HR- en salarisadministratie naar een hoger niveau te tillen – een samenwerking die een blijvend positieve impact heeft op de organisatie.